Site Administrator

Organisational Environment:

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection, and Technical Support Services (TSS).

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Principal Duties and Responsibilities:

• Monitoring and entering hours on timesheets

• Arrange meetings on site and take minutes

• Database Maintenance

• Filing Site paperwork

• Monitoring and check sign in sheets and delivery dockets

• General Administration Office Duties – Filing, typing, photocopying, organising couriers, faxing etc.

• Time management

• Documenting the project details

• Notifying those involved for taking appropriate action on the pending documents

• Export files in the required format

Selection Criteria / Person Specification:

• Strong administration with minimum 2 years experience

• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook

• Ability to log and manage all site paperwork

• Experience in the construction or engineering industry is an advantage but not essential

• SAP experience is an advantage but not essential as full training will be given

• Excellent telephone manner

• Attention to detail

• Ability to multitask and work under pressure

• Strong interpersonal and organizational skills

• Pride in the quality and presentation of work

• Excellent communication skills

Mercury is an equal opportunities employer.

Organisatorisches Umfeld:

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

Wir erstellen und verwalten komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen tragen dazu bei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, unglaubliche Dinge zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr scharfer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit zu liefern.

Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch hochmoderne Konstruktionslösungen in zahlreichen Sektoren, darunter Unternehmensrechenzentren, Spitzentechnologie und Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren, Brandschutz und technische Supportdienste (TSS).

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, ihre Vision von sich selbst zu verwirklichen. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten, sich in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld weiterzuentwickeln, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Überwachung und Eintragung der Stunden in Stundenzettel

• Termine vor Ort vereinbaren und Protokoll führen

• Datenbankwartung

• Unterlagen vor Ort einreichen

• Überwachung und Kontrolle von Anmeldebögen und Lieferscheinen

• Allgemeine Verwaltungsbüroaufgaben – Ablage, Tippen, Fotokopieren, Organisieren von Kurieren, Faxen usw.

• Zeiteinteilung

• Dokumentation der Projektdetails

• Benachrichtigung der Beteiligten, damit diese die erforderlichen Maßnahmen bezüglich der ausstehenden Dokumente ergreifen können

• Exportieren Sie Dateien im erforderlichen Format

Auswahlkriterien / Personenspezifikation:

• Starke Verwaltungsfähigkeiten mit mindestens 2 Jahren Erfahrung

• PC-Kenntnisse mit Kompetenz in Microsoft Word, Excel, Outlook

• Möglichkeit zur Protokollierung und Verwaltung sämtlicher Unterlagen vor Ort

• Erfahrungen in der Bau- oder Ingenieurbranche sind von Vorteil, aber nicht Voraussetzung

• SAP-Erfahrung ist von Vorteil, aber nicht Voraussetzung, da eine umfassende Schulung erfolgt

• Exzellente Telefonmanieren

• Aufmerksamkeit fürs Detail

• Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck

• Starke zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten

• Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit

• Exzellente Kommunikations Fähigkeiten

Mercury ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit.